Projet de statuts d'une ASBL - note explicative
1. Les formalités
La nouvelle réglementation emporte une modification des formalités de dépôt de documents et de publication.
L'obligation de publication (par extrait au Moniteur Belge) porte sur :
- les statuts et leurs modifications;
- les nominations et cessations de fonction ;
- des administrateurs;
- des personnes pouvant représenter l'A.S.B.L.;
- des délégués à la gestion journalière;
- des commissaires;
- les actes portant désignation du siège;
- les décisions de nullité, dissolution et liquidation;
- la nomination des liquidateurs.
L'obligation de dépôt (celui-ci est gratuit, contrairement à la publication) concerne:
- tous les actes tels que cités ci-dessus
(cette formalité est requise en plus de la publication qui, elle, peut se faire par extrait);
- la liste des membres (tenue en registre);
- les comptes annuels.
Vous ne devrez plus vous rendre dans les bureaux du Moniteur Belge pour faire procéder aux publications : ce sont les greffes des tribunaux de commerce de l'arrondissement judiciaire dans lequel l'A.S.B.L. a son siège qui se chargent d'une part de conserver le dossier de l'association et d'autre part, de faire publier par le Moniteur Belge les extraits des actes soumis à l'obligation de publication. Le paiement des publications est effectué au greffe mais attention, il ne peut se faire que par chèque ou mandat postal libellé à l'ordre du Moniteur Belge. Soyez dès lors prévoyants ! Il est même préférable de se renseigner auprès du greffe pour vérifier s'il n'exige pas un chèque garanti par la banque.
Les documents à utiliser pour remplir ces formalités sont disponibles sur le site du Ministère de la Justice www.ejustice.just.fgov.be , cliquez sous le titre "Moniteur Belge", situé à droite de votre écran, sur la rubrique "Personnes morales" et ensuite sur "Formulaires").
2. Les statuts
Les statuts qui vous sont donnés à titre d'exemple peuvent être modifiés sur toute une série de points. Il reprennent en majeure partie le régime général tel que décrit par la législation relative aux associations sans but lucratif (Loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations telle que modifiée par la loi du 2 mai 2002 ci-après appelée la loi ), ainsi que, pour le surplus, les règles de fonctionnement usuelles des ASBL .
Hormis quelques domaines où la loi prévoit des mentions obligatoires, les associés sont libres d'organiser leur association comme ils le souhaitent. Il est conseillé de se référer au texte légal ou au formulaire qui décrit les points essentiels devant être inscrits dans les statuts.
L'on ne fait pas ci-après une liste exhaustive des points pouvant être modifiés, le but de l'exposé ci-après est simplement d'attirer l'attention du lecteur sur certains choix spécifiques qui ont été opérés lors de la rédaction du projet de statuts.
Il est à noter que les droits et obligations des membres adhérents ne sont pas déterminés par la loi : il y est seulement fait référence à l'obligation de les fixer dans les statuts de l'association ( cf les nouvelles dispositions de la loi sur les ASBL, il n'est donc plus question de les décrire uniquement dans le règlement d'ordre intérieur de l'association).
Le projet de statuts à vous fourni à titre informatif prévoit une procédure assez lourde pour l'exclusion d'un membre adhérent. Pourquoi ce choix ? Tout simplement parce que le service juridique reçoit fréquemment des appels de la part de membres adhérents exclus de leur club.
Sans vouloir aborder la question du bien fondé de ces exclusions, l'on a pu remarquer que ces personnes se sentaient souvent "victimes" d'agissements arbitraires de la part de celle / celui qui a pris la décision d'exclusion.
Il importe alors de donner un caractère formel et indiscutable à l'exclusion d'un membre, non seulement pour protéger celui-ci contre d'éventuels abus mais également et surtout pour que la décision du club soit incontestable et mieux acceptée par tout un chacun, puisqu'elle aura été prise dans le respect des droits de la défense et par une majorité spéciale de membres effectifs.
On peut toutefois prévoir une procédure simplifiée visant à l'exclusion des membres adhérents puisqu'ils ne bénéficient pas de la même protection légale que les membres effectifs.
Les statuts proposés imposent que la décision d'exclusion soit prise à la majorité des 2/3 des voix présentes ou représentées, sans exigence de quorum de présence.
La loi ne requiert aucune majorité spéciale ou quorum de présence pour prendre de telles décisions. Elle impose uniquement l'obligation de recourir à un vote de l'assemblée générale.
Toutefois, il semble préférable en pratique d'opter pour un système garantissant au mieux les droits des membres dans l'association ainsi que le respect du droit à la défense.
On se réfèrera en outre à ce qui a été dit supra à propos de l'exclusion des membres adhérents.
Les membre ne peuvent se faire représenter par un tiers que si les statuts l'y autorisent. A noter que le membre adhérent doit être considéré comme un tiers, ce qui a pour conséquence que la possibilité pour un membre effectif de se faire représenter par un membre adhérent doit être mentionnée dans les statuts.
Le projet de statuts, par souci pratique, prévoit cette possibilité de représentation d'un membre effectif par un membre adhérent mais pas pour les autres tiers (par exemple, via un mandat spécial).
La loi sur les ASBL dispose que les statuts peuvent prévoir que le membre qui ne paie pas ses cotisations soit réputé démissionnaire. Si les statuts ne le mentionnent pas, il faudra recourir à la procédure générale d'exclusion du membre et convoquer l'assemblée générale...
Cette solution étant fort peu pratique, le projet de statut inclus la possibilité de présumer la démission du membre s'il ne paie pas ses cotisations (ainsi que dans l'hypothèse où il ne se présente pas à trois assemblées générales consécutives). Cela permet de "faire le tri" entre les membres et de ne conserver que ceux qui démontrent d'un réel intérêt pour l'association.
Attention toutefois : il s'agit d'une présomption réfragable, ce qui signifie que le membre peut démontrer qu'il n'est pas démissionnaire, par exemple, via le simple envoi d'un courrier où il exprime sa volonté de rester membre de l'association. Pour exclure ce membre, il faudra alors avoir recours à une décision de l'assemblée générale.
En l'absence de précision dans les statuts, seuls peuvent être débattus lors de l'assemblée générale les points inscrits à l'ordre du jour communiqué en même temps que la convocation à l'assemblée générale.
A noter que toute proposition signée par 1/20 des membres effectifs de l'association doit être portée à l'ordre du jour.
La convocation doit être envoyée au minimum 8 jours avant la tenue de l'assemblée. On constate cependant qu'un délai de 15 jours est préférable, les membres pouvant alors organiser leur agenda.
Il est également préférable de prévoir la possibilité de débattre de points supplémentaires non inscrits à l'ordre du jour comme le projet de statuts le prévoit. Cela donne plus de souplesse à la direction de l'association.
Mais pour éviter qu'une trop forte quantité de points à discuter surgissent inopinément lors de l'assemblée générale, on prévoit des règles strictes pour autoriser le débat sur ces questions (vote sur l'admission du point à l'ordre du jour).
Si vos statuts ne sont pas conformes à la réglementation en vigueur, vous devrez les avoir modifié dans un certain délai :
- si votre ASBL a été créée avant le 1.07.2003 : vous bénéficiez d'un délai d'adaptation d'un an à compter du 1.01.2004 pour être en conformité avec toutes les nouvelles dispositions légales (certaines dispositions de la loi sur les ASBL entraient cependant déjà en vigueur au 1.07.2003). Vous devrez donc avoir modifié et déposé vos statuts au plus tard pour le 1.01.2005.
- si votre ASBL a été créée après cette date :
· certains juristes pensent que les ASBL créées entre le 1.07.2003 et le 31.12.2003 bénéficient du même délai d'adaptation que les ASBL créées avant le 1.07.2003. La question n'est cependant pas tranchée et l'on ne saurait dès que conseiller une adaptation immédiate des statuts s'ils ne sont pas conformes.
· pour les ASBL créées après le 1.01.2004, les statuts doivent être immédiatement conformes à la loi sur les ASBL.
Attention, le non respect des dispositions légales en matière d'ASBL est susceptible d'entraîner la nullité ou la dissolution judiciaire de votre association.
Cliquez ici pour voir ou télécharger un exemple de statut type d'asbl (Word 85 kb).
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