Ontwerpstatuten van een VZW - verklarende nota
1. De formaliteiten
De nieuwe reglementering houdt een wijziging in betreffende de formaliteiten i.v.m. het neerleggen van de stukken en de publicatie.
De verplichte publicatie (d.m.v. een uittreksel in het Belgisch Staatsblad) slaat op:
- de statuten en hun wijzigingen;
- de benoemingen en de stopzetting van functies;
o de bestuurders;
o de personen die de VZW vertegenwoordigen;
o de afgevaardigden voor het dagelijkse beheer;
o de commissarissen;
- de akten betreffende de aanduiding van de zetel;
- de beslissing tot nietigheid, ontbinding en vereffening;
- de benoeming van vereffenaars.
De verplichte neerlegging (deze is kosteloos, wat niet het geval is voor de publicatie) betreft:
- alle bovenvermelde akten (deze formaliteit is vereist bovenop de publicatie die per uittreksel mag gebeuren);
- de ledenlijst (bijgehouden in een register);
- de jaarlijkse rekeningen.
U hoeft zich niet meer naar de kantoren van het Belgisch Staatsblad te begeven voor de publicaties: het zijn de griffies van de handelsrechtbanken van het gerechtelijke arrondissement waar de VZW haar zetel heeft die zich enerzijds gelasten met de bewaring van het dossier van de vereniging en anderzijds met de publicatie in het Belgische Staatsblad van de uittreksels van de akten die verplicht dienen te worden gepubliceerd. De betaling van de publicaties gebeurt op de griffie, maar opgelet, er kan enkel worden betaald per cheque of postmandaat uitgeschreven aan order van het Belgisch Staatsblad. Wees bijgevolg vooruitziend! Het verdient zelfs de voorkeur eerst inlichtingen te nemen bij de griffie om na te gaan of deze laatste niet wenst dat de betaling gebeurt door middel van een door de bank gewaarborgde cheque.
De voor het vervullen van deze formaliteiten noodzakelijke stukken zijn beschikbaar op de website van het Ministerie van Justitie www.ejustice.just.fgov.be , klik op de titel "Belgisch Staatsblad", rechts op het scherm, op de rubriek "Rechtspersonen" en vervolgens op "Formulieren").
2. De statuten
Er mogen wijzigingen worden aangebracht aan verscheidene punten van de statuten die U als voorbeeld worden overgemaakt. Voor het grootste gedeelte hernemen zij het algemene stelsel voorgeschreven door de wetgeving op de verenigingen zonder winstoogmerk (Wet van 27 juni 1921 op verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, hierna de wet genoemd), en voor het overige op de gebruikelijke werkingsregels van een VZW.
Buiten enkele gebieden waar de wet verplichte vermeldingen voorziet, staat het de leden vrij hun vereniging te organiseren zoals zij dat wensen. Er wordt aangeraden te verwijzen naar de tekst van de wet of naar het formulier waarin de essentiële punten vermeld staan die in de statuten moeten worden opgenomen.
De onderstaande lijst met de punten die vatbaar zijn voor wijzigingen is niet exhaustief. Deze nota streeft er enkel naar om de aandacht van de lezer te vestigen op bepaalde specifieke keuzes waarvoor werd gekozen bij het opstellen van de ontwerpstatuten.
De rechten en de plichten van de toetredende leden worden niet door de wet vastgelegd: er wordt enkel verwezen naar de verplichting om ze in de statuten van de vereniging op te nemen (overeenkomstig de nieuwe bepalingen van de wet op de verenigingen zonder winstoogmerk is het dus niet meer voldoende om ze alleen maar op te nemen in het huishoudelijk reglement van de vereniging).
De ontwerpstatuten die u als leidraad werden overgemaakt, voorzien een vrij logge procedure voor de uitsluiting van een toetredend lid. Vanwaar deze keuze? Eenvoudigweg omdat de juridische dienst geregeld vragen gesteld krijgt door toetredende leden die door hun club werden uitgesloten.
Zonder te willen ingaan op de gegrondheid van deze uitsluitingen, werd er vastgesteld dat bedoelde personen zich vaak het "slachtoffer" voelden van willekeurige handelingen van de persoon die de beslissing tot uitsluiting had genomen.
Bijgevolg is het van belang een formeel en onbetwistbaar karakter te geven aan de uitsluiting van een lid, niet alleen om deze laatste te beschermen tegen eventuele misbruiken, maar ook en vooral om de beslissing van de club onaanvechtbaar te maken en ze beter door iedereen te doen aanvaarden, aangezien zij werd genomen met naleving van de rechten van de verdediging en door een bijzondere meerderheid van de werkende leden.
Men kan echter een vereenvoudigde procédure voorzien voor het uitsluiten van toetredende leden, aangezien zij niet over dezelfde wettelijke bescherming genieten als de werkende leden.
De voorgestelde statuten stellen dat de beslissing tot uitsluiting moet worden genomen met een meerderheid van 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, zonder aanwezigheidsquorum.
De wet vereist geen enkele bijzondere meerderheid of aanwezigheidsquorum om dergelijke beslissingen te nemen. Zij legt alleen maar de verplichting op om een stemming te houden tijdens de algemene vergadering.
In de praktijk lijkt het evenwel handiger te opteren voor een systeem dat betere waarborgen biedt voor de rechten van de leden van de vereniging evenals de rechten van de verdediging.
Bovendien dient te worden verwezen naar wat onder het vorige punt werd vermeld i.v.m. de uitsluiting van toetredende leden.
De leden mogen zich enkel laten vertegenwoordigen door een derde indien dit door de statuten wordt toegelaten. Een toetredend lid dient als een derde te worden beschouwd, wat voor gevolg heeft dat de mogelijkheid voor een werkend lid om zich te laten vertegenwoordigen door een toetredend lid in de statuten moet worden vermeld.
Uit praktische overwegingen voorzien de ontwerpstatuten de mogelijkheid tot vertegenwoordiging van een werkend lid door een toetredend lid, maar niet voor andere derden (bijvoorbeeld d.m.v. een bijzondere volmacht).
De wet op de VZW's bepaalt dat de statuten mogen voorzien dat een lid dat nalaat zijn bijdragen te betalen als ontslagnemend mag worden beschouwd.
Als dit niet in de statuten is voorzien, moet de algemene uitsluitingsprocedure voor dit lid worden gevolgd en moet de algemene vergadering worden bijeengeroepen...
Omdat deze oplossing verre van praktisch is, bieden de ontwerpstatuten de mogelijkheid om het lid als ontslagnemend te beschouwen als hij zijn bijdragen niet betaalt (ook wanneer hij afwezig blijft op drie opeenvolgende algemene vergaderingen). Daardoor kan "het kaf van het koren" worden gescheiden en worden alleen de leden behouden die werkelijk belang stellen in de vereniging.
Opgelet: het betreft een weerlegbaar vermoeden, wat betekent dat het lid de kans krijgt het bewijs te leveren niet ontslagnemend te zijn, bijvoorbeeld door het sturen van een brief waarin hij de wens uitdrukt lid te willen blijven van de vereniging. Om dit lid uit te sluiten is dan een beslissing van de algemene vergadering vereist.
Bij gebreke aan een nadere omschrijving in de statuten, mag de algemene vergadering enkel punten bespreken die vermeld staan op de agenda welke werd medegedeeld samen met de oproeping voor de algemene vergadering.
Een voorstel dat door 1/20 van de werkende leden van de vereniging werd ondertekend moet op de agenda worden geplaatst.
De oproeping moet minstens 8 dagen voor de datum van de vergadering worden opgestuurd. Er werd evenwel vastgesteld dat een termijn van 15 dagen de voorkeur geniet, omdat de leden dan beter hun tijdsgebruik kunnen organiseren.
Het geniet eveneens de voorkeur de mogelijkheid te voorzien om bijkomende punten te bespreken welke niet op de agenda voorkomen, zoals in de ontwerpstatuten het geval is. Daardoor kan de vereniging soepeler worden geleid.
Maar, om te vermijden dat plots een overdreven aantal te bespreken punten opduiken tijdens de algemene vergadering, worden strikte regels voorzien om een debat over bedoelde punten mogelijk te maken (stemming over de toelaatbaarheid van het punt op de agenda).
Als uw statuten niet beantwoorden aan de van kracht zijnde reglementering, moet U ze binnen een bepaalde termijn aanpassen:
- als uw VZW werd opgericht vóór 1.07.2003: U beschikt over een termijn van één jaar vanaf 1.01.2004 om u in regel te stellen met alle nieuwe wettelijke bepalingen (sommige beschikkingen van de wet op de VZW treden echter al op 1.07.2003 in voege). U moet uw statuten dus uiterlijk op 1.01.2005 hebben neergelegd.
- indien uw VZW na die datum werd opgericht:
· sommige juristen zijn van mening dat de tussen 1.07.2003 en 31.12.2003 opgerichte VZW's over dezelfde aanpassingstermijn beschikken als de vóór 1.07.2003 opgerichte VZW's. Er werd evenwel geen afdoend antwoord gegeven en bijgevolg lijkt het aangewezen de statuten onverwijld aan te passen indien zij niet conform zijn.
· voor de VZW's opgericht na 1.01.2004, moeten de statuten met onmiddellijke ingang conform zijn met de wet op de VZW's.
Opgelet, het niet naleven van de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de VZW's kan de nietigheid of de gerechtelijke ontbinding van uw vereniging voor gevolg hebben.
Lees of download hier een document met de type statuten (Word, 73 kb).
|
